Logistieke Integratie: een strategische keuze voor AZ Rivierenland en AZ Monica
“Als alle betrokken partijen baat hebben bij samenwerking én als er vertrouwen is tussen de partners, dan heb je een goede basis.” Aan het woord is Stefanie Cootjans, operationeel directeur van AZ Rivierenland. Tijdens de Klantendag van ZORGI lichte zij met veel enthousiasme het project ‘VERONICA’ toe: het gemeenschappelijke logistieke centrum van AZ Monica en AZ Rivierenland van waaruit de 5 ziekenhuiscampussen van de twee ziekenhuizen worden beleverd.
De beslissing van AZ Monica en AZ Rivierenland om samen één logistiek centrum uit te bouwen komt voort uit een strategische oefening binnen het HELIX-netwerk. Omdat er bij beide ziekenhuizen concrete behoeften waren om hun logistiek zo optimaal mogelijk te organiseren, sloegen de ziekenhuizen de handen in elkaar. Technologie en software zorgen voor de nodige ondersteuning.
Vertrek vanuit concrete noden en belang voor alle betrokkenen
Het project Veronica is een samenwerkingsverband tussen twee ziekenhuizen (AZ Rivierenland en AZ Monica) met aparte erkenningsnummers en die niet gefusioneerd zijn. Wat zorgde ervoor dat deze samenwerking mogelijk werd? We vroegen het aan Stefanie Cootjans, operationeel directeur bij AZ Rivierenland.
“Na de fusie van onze ziekenhuizen zochten we bij AZ Rivierenland een oplossing om onze 2 magazijnen te centraliseren. AZ Monica had een groot magazijn en al heel wat ervaring met logistieke optimalisatie via RFID-scanning. Bij ons in Rivierenland hadden we dan weer een goed systeem voor het optimaal organiseren van bestellingen van de verschillende diensten. Kortom: voor beide ziekenhuizen waren er concrete voordelen bij de samenwerking. Die concrete noden en voordelen, gecombineerd met een wederzijds vertrouwen tussen de partners en een gemeenschappelijk doel zorgen voor een stevige basis om aan dergelijk traject te starten.”
Masterdata en artikel rationalisatie als basis
Een eerste belangrijke stap in het project was het opzetten van een gemeenschappelijke masterdatastructuur en een ver doorgedreven artikelrationalisatie. Aangezien binnen Veronica gewerkt wordt vanuit één magazijn en aankoopdossiers worden afgestemd tussen de aankoopdiensten van beide ziekenhuizen, moesten er keuzes gemaakt worden. “Het belang van deze fase mag niet onderschat worden. Het is een erg intensief proces, maar broodnodig om dit heel nauwkeurig te doen” licht Stefanie Cootjans toe. “Wij zijn steeds uitgegaan van het principe dat we voor elk product nog maar één artikel aanbieden, maar dat we nooit gingen inboeten op kwaliteit. Enkel zo kan je ervoor zorgen dat de eindgebruikers (de artsen, verpleegkundigen, ….) vertrouwen hebben in de aanpak. Ze gebruiken nu misschien ander materiaal dan voorheen, maar steeds even kwalitatief. Binnen dit gerationaliseerd productaanbod werken we met een vaste structuur rond productbenamingen. Zo is alles transparant en herkenbaar.”
ERP4HC2.0 en WMS-software als ondersteuning
Elk ziekenhuis werkt met zijn eigen ERP4HC-software. Daarboven staat een overkoepelende structuur ‘VERONICA’. Vanuit deze centrale mandant beheren de ziekenhuizen de volledige aankoopstroom, van bestelling tot levering. ‘VERONICA’ factureert alles door aan beide ziekenhuizen.
Het nieuwe logistieke centrum maakt gebruik van geavanceerde WMS-software (Warehouse Management System) en RFID-technologie, waardoor de efficiëntie van het voorraadbeheer aanzienlijk is verbeterd. Door de implementatie van deze technologieën hebben de ziekenhuizen een volledig overzicht van hun voorraden, inclusief lotnummers en vervaldata. Dit verhoogt niet alleen de nauwkeurigheid van de voorraad, maar vermindert ook de werklast voor verpleegafdelingen.
Betrek iedereen
Een belangrijke succesfactor van dit project is de betrokkenheid van alle partijen. Van de aankoopdienst tot de verpleegafdelingen, iedereen speelt een rol in het realiseren van de gezamenlijke doelstellingen.
“Het creëren van een heldere beheersstructuur en het aanstellen van aanspreekpunten in elke afdeling waren cruciaal voor het succes van deze samenwerking.” Vertelt Stefanie Cootjans. “Dit zorgde ervoor dat iedereen betrokken en goed geïnformeerd was, wat de implementatie van nieuwe processen aanzienlijk vergemakkelijkte.”
Samenwerking binnen de gezondheidszorg is het nieuwe normaal
De integratie van de magazijnwerking tussen AZ Monica en AZ Rivierenland is een krachtig voorbeeld van hoe ziekenhuizen hun logistieke processen kunnen optimaliseren door samenwerking. Door te investeren in geavanceerde technologieën en een duidelijke structuur voor samenwerking, leggen ze een fundament voor een toekomstgerichte aanpak in de gezondheidszorglogistiek.
Toekomstige samenwerkingen
Voor AZ Monica en AZ Rivierenland is dit niet het einde van hun samenwerkingsverhaal. Ze bieden ook de mogelijkheid voor andere ziekenhuizen om aan te sluiten bij dit logistieke platform. Dankzij hun duidelijke visie en de gedeelde masterdatastructuur kunnen nieuwe partners eenvoudig integreren.
3 concrete tips voor logistieke optimalisatie? Die leest u hier
